Hybride formaten – de nieuwe vrijheid voor evenementen

Heb je vragen? We zullen de antwoorden vinden!

Iedereen heeft het tegenwoordig over hybride gebeurtenissen. Maar velen hebben nog steeds een vrij vaag beeld van wat een hybride evenement eigenlijk is. Dit schept onnodige misverstanden. Voordat een verkeerd of ontoereikend beeld in de hoofden van de mensen blijft hangen, beantwoorden wij hier een paar van de meest gestelde vragen over dit opwindende en veelzijdige formaat.

Wat is een hybride evenement?

Zuiver formeel gesproken spreekt men van een hybride gebeurtenis wanneer de reële gebeurtenis ter plaatse wordt uitgebreid met een virtueel gedeelte. Een hybride evenement is dus een combinatie van een echt en een virtueel evenement. In principe kunnen ook mensen die niet live ter plaatse aanwezig zijn, deelnemen.
Men spreekt ook van een hybride evenement wanneer een evenement ter plaatse wordt uitgebreid met een virtueel gedeelte. Zo kunnen de deelnemers al vóór het eigenlijke congres met elkaar in contact treden in een virtueel forum of na het evenement aanvullende inhoud aanbieden zoals presentaties van Best-Practice-Cases of discussierondes. Netwerken, wat zo belangrijk is, is ook heel goed mogelijk op hybride evenementen, bv. via sociale media en messenger services of via speciale evenementen-apps.

Als creatief evenementenbureau willen wij hybride evenementen echter niet alleen in termen van hun formele kenmerken beschrijven. Het gaat ons in de eerste plaats om de kwaliteit ervan. Naar onze mening wordt een evenement een hybride evenement wanneer deelnemers of genodigden vrij kunnen beslissen of zij live of virtueel aan het evenement willen deelnemen. De belangrijkste voorwaarde hiervoor is dat virtuele deelname niet per se als minder waardevol wordt beschouwd.
Wij begrijpen dat de echte uitdaging bij de verwezenlijking van hybride evenementen niet alleen ligt in het creëren van de nodige technische voorwaarden of het virtueel aanbieden van inhoud. De echte uitdaging ligt in een specifieke dramaturgie, enscenering en interactie waarbij de online deelnemers expliciet en specifiek worden betrokken. Een reële en virtuele ruimte wordt een emotionele evenementenruimte die mensen betrekt en leuk is.

Hoe kunnen hybride formaten worden toegepast?

Hybride formaten kunnen op verschillende manieren worden uitgevoerd:

• Over gespecialiseerde platforms voor virtuele handelsbeurzen en conferenties
• Via WebCasting en Webinar oplossingen
• Via live streaming instrumenten

Wat zijn de voordelen van een hybride evenement in vergelijking met een puur online evenement?

Deze vraag kan in beginsel niet worden beantwoord. Als het bij een evenement uitsluitend om de uitwisseling van informatie gaat, d.w.z. als de gelegenheid louter pragmatisch is, is een online-evenement waarbij alle deelnemers voor hun scherm zitten, zeker een goede oplossing.
Indien het echter de bedoeling is een bedrijfs-, merk- of productboodschap over te brengen, is een louter pragmatische aanpak van weinig nut. Voor deze doeleinden is een evenementvorm nodig die zoveel mogelijk, zo niet alle, zintuigen aanspreekt om boodschappen in het langetermijngeheugen te verankeren. Hier zal de kern van het evenement zeker altijd de werkelijke ruimte zijn, die moet worden geënsceneerd en virtueel uitgebreid of uitgebreid.

Wat zijn de voordelen van een hybride evenement in vergelijking met een puur offline evenement?

Bij een hybride evenement kunnen deelnemers beslissen of ze ter plaatse aanwezig willen zijn of virtueel. In principe kan met een hybride evenement een veel groter publiek worden bereikt dan bijvoorbeeld met de locatie alleen mogelijk zou zijn. Dit heeft vele voordelen voor het zoeken naar een locatie, de organisatie en het budget. Hetzelfde geldt voor het verbruik van CO2 en andere hulpbronnen.
Bij een puur offline evenement kan het ook gebeuren dat belangrijke gasten niet aanwezig kunnen zijn om persoonlijke of tijdsredenen of door reisbeperkingen. Dit kan bijzonder vervelend zijn voor grote, belangrijke evenementen zoals klantenbindingsformules, bijvoorbeeld in het kader van een bedrijfsjubileum. De mogelijkheid van virtuele deelname voorkomt teleurstelling en zorgt ervoor dat het doel van de maatregel van het evenement wordt bereikt.

Zijn er ook nadelen?

Als hybride evenementen zo kunnen worden geënsceneerd dat virtuele deelname als gelijkwaardig wordt ervaren, is het antwoord nee. Hybride evenementen betekenen meer: meer vrijheid voor de organisatoren en meer (beslissings)vrijheid voor de gasten.

Wat zijn de voordelen van een hybride evenement in Corona tijd?

Specifiek met betrekking tot het risico van besmetting en verspreiding bij evenementen liggen de voordelen voor de hand: de hygiënemaatregelen en -concepten zijn minder uitgebreid en de regels inzake de tussenruimte vereisen niet noodzakelijk grotere ruimten dan voor het evenement werkelijk nodig is. Men moet echter de voordelen tegen een grotere achtergrond beschouwen. Hybride evenementen hebben meer flexibiliteit in hun ontwerp door hun virtuele componenten. Dit betekent dat zij zich beter en sneller kunnen aanpassen aan externe omstandigheden indien nodig. Hybride evenementen dragen er dus toe bij dat de economisch cruciale interpersoonlijke communicatie veerkrachtiger wordt.

Wat zijn de uitdagingen van een hybride evenement?

Voor hybride evenementen moeten professionele technische randvoorwaarden worden geschapen. Voor live streaming betekent dit vooral een goed uitgeruste studio. Op vele locaties – waaronder uiteraard de eigen bedrijfsruimten – kunnen zonder problemen krachtige mobiele of tijdelijke studio’s worden opgesteld. Voorwaarde hiervoor is een goede infrastructuur en een toereikend datanetwerk (minstens 15 mbit/s). Een andere sleutel is het ontwerpen van een hybride evenement als een evenement voor een publiek. Hier spelen de enscenering en de dramaturgie van de gebeurtenis een beslissende rol. Er zijn elementen, zoals live-optredens, die niet één op één naar de digitale ruimte kunnen worden getransformeerd. Dit vergt veel ervaring en een specifieke ensceneringmethode die proactief inspeelt op de bijzonderheden: bv. spelen met cameraperspectieven en close-ups of het inbouwen van verrassingsmomenten en coole media-intermezzo’s.
Aangezien de stemming ter plaatse niet één op één kan worden overgebracht op het publiek thuis of op kantoor, moet bijzondere aandacht worden besteed aan het publiek op de schermen van PC, laptop en tablet. Ervaren moderatie en regelmatige interactie, bv. in de vorm van chats, panelvragen en beoordelingen of artistieke hoogtepunten zijn hier bijzonder belangrijk en waardevol.

Zijn hybride evenementen goedkoper dan conventionele evenementen?

Deze vraag is moeilijk over de hele linie te beantwoorden. Een minder uitgebreid live publiek zorgt wel voor lagere kosten ter plaatse (zaalhuur, catering, enz.). De totale kosten zijn echter afhankelijk van de enscenering en de gebruikte technologie. In principe mogen kostenbesparingen alleen niet de drijfveer zijn voor een hybride evenement.

Zijn hybride evenementen de toekomst van ervaringsgerichte communicatie?

De echte, fysieke ontmoeting zal nooit aan belang inboeten. Maar als we begrijpen hoe we de digitale ruimte professioneel kunnen ensceneren als een waardevolle en betekenisvolle ervaringsruimte voor merk- en bedrijfsboodschappen en zo hybride evenementen kunnen integreren in bedrijfscommunicatie, zullen ze een zeer krachtig, waardegenererend en toekomstbestendig communicatie-instrument worden dat strategische bedrijfsdoelstellingen kan bereiken en zelfs overtreffen!

Heeft u nog vragen? Neem contact met ons op!