Hybride Formate – die neue Freiheit für Events
Sie haben Fragen? Wir finden die Antworten!
Alle reden in diesen Tagen von Hybrid-Events bzw. hybriden Events. Doch viele haben noch immer ein eher unscharfes Bild davon, was ein Hybrid-Event tatsächlich ist. So entstehen unnötige Missverständnisse. Bevor sich ein falsches oder unzureichendes Bild in den Köpfen festsetzt, beantworten wir hier ein paar der häufigsten Fragen zu diesem spannenden und vielseitigen Format.
Was ist ein Hybrid-Event?
Rein formal spricht man von einem hybriden Event, wenn die reale Veranstaltung vor Ort um einen virtuellen Teil erweitert wird. Ein hybrides Event ist also eine Mischform aus realem und virtuellem Event. So können grundsätzlich auch Menschen teilnehmen, die nicht live vor Ort anwesend sind.
Von einem hybriden Event spricht man auch, wenn eine Veranstaltung vor Ort um einen virtuellen Part verlängert wird. So können z. B. schon vor dem eigentlichen Kongress die TeilnehmerInnen in einem virtuellen Forum Kontakt miteinander aufnehmen oder im Anschluss an die Veranstaltung zusätzliche Inhalte wie Best-Practice-Vorträge oder Diskussionsrunden anbieten. Auch das so wichtige Networking ist bei hybriden Events sehr gut möglich, z. B. über Social Media und Messenger-Dienste oder aber über spezielle Event-Apps.
Als kreative Event-Agentur möchten wir Hybrid-Events jedoch nicht allein in ihrer formalen Eigenschaft beschreiben. Uns geht es vor allem um ihre Qualität. So wird aus unserer Sicht vor allem dann ein Event zu einem hybriden Event, wenn TeilnehmerInnen bzw. Gäste die freie Entscheidung haben, ob sie live oder virtuell an einer Veranstaltung teilnehmen wollen. Die wichtigste Voraussetzung dafür ist, dass die virtuelle Teilnahme nicht per se als weniger wertvoll empfunden wird.
Wir verstehen die eigentliche Herausforderung bei der Durchführung von Hybrid-Events nicht darin, nur die notwendigen technischen Voraussetzungen zu schaffen bzw. Content virtuell anzubieten. Die tatsächliche Herausforderung liegt in einer spezifischen Dramaturgie, Inszenierung und Interaktion, die Online-TeilnehmerInnen ausdrücklich und spezifisch einbezieht. Aus einem realen und virtuellen Raum wird ein emotionaler Event-Raum, der Menschen einbindet und der Spaß macht.
Wie lassen sich hybride Formate durchführen?
Hybride Formate lassen sich auf verschiedene Arten durchführen:
- Über spezialisierte Plattformen für virtuelle Messen und Konferenzen
- Mit WebCasting und Webinar-Lösungen
- Via Live-Streaming-Tools
Worin liegen die Vorteile eines Hybrid-Events gegenüber einem reinen Online-Event?
Diese Frage lässt sich nicht grundsätzlich beantworten. Wenn es bei einer Veranstaltung ausschließlich um einen Informationsaustausch geht, der Anlass also rein pragmatisch ist, ist ein Online-Event, bei dem alle TeilnehmerInnen vor ihren Bildschirmen sitzen, sicherlich eine gute Lösung.
Wenn es allerdings darum geht, eine Unternehmens-, Marken oder Produktbotschaft zu vermitteln, ist ein rein pragmatischer Ansatz wenig hilfreich. Für diese Zwecke ist ein Event-Format notwendig, das möglichst viele, wenn nicht gar alle Sinne anspricht, um so Botschaften im Langzeitgedächtnis zu verankern. Hier wird der Kern der Veranstaltung sicherlich immer der reale Raum sein, den es zu inszenieren und virtuell zu erweitern bzw. zu verlängern gilt.
Worin liegen die Vorteile eines Hybrid-Events gegenüber einem reinen Offline-Event?
Bei einem Hybrid-Event können TeilnehmerInnen entscheiden, ob sie vor Ort oder virtuell anwesend sein wollen. Ein Hybrid-Event kann also grundsätzlich ein sehr viel größeres Publikum erreichen als es z. B. die Location allein ermöglichen würde. Dadurch ergeben sich für die Location-Suche, die Organisation und das Budget viele Vorteile. Ebenso für den CO2 und sonstigen Ressourcenverbrauch.
Bei einem reinen Offline-Event kann es auch passieren, dass wichtige Gäste aus persönlichen oder zeitlichen Gründen oder aufgrund von Reisebeschränkungen nicht teilnehmen können. Dies kann vor allem bei großen, wichtigen Events wie Kundenbindungsformaten, z. B. im Rahmen eines Firmenjubiläums, sehr ärgerlich sein. Die Möglichkeit einer virtuellen Teilnahme verhindert Enttäuschungen und stellt sicher, dass das Ziel der Eventmaßnahme erreicht wird.
Gibt es auch Nachteile?
Wenn es gelingt, hybride Events so zu inszenieren, dass die virtuelle Teilnahme als ebenbürtig wahrgenommen wird, lautet die Antwort nein. Hybrid-Events bedeuten ein Mehr: mehr Freiheit für die Veranstalter und mehr (Entscheidungs-)Freiheit für die Gäste.
Was sind die Vorteile eines Hybrid-Events in der Corona-Zeit?
Konkret bezogen auf das Ansteckungs- und Verbreitungsrisiko bei Veranstaltungen liegen die Vorteile auf der Hand: Die Hygienemaßnahmen und –konzepte sind weniger umfangreich und die Abstandsregeln erfordern nicht unbedingt größere Räumlichkeiten als für das Event eigentlich notwendig wären. Man sollte die Vorteile allerdings vor einem größeren Hintergrund betrachten. Hybride Events haben durch ihre virtuellen Anteile mehr Flexibilität in ihrer Gestaltung. So können sie sich bei Bedarf an äußere Gegebenheiten besser und schneller anpassen. Hybride Events tragen deshalb dazu bei, dass die wirtschaftlich so entscheidende zwischenmenschliche Kommunikation resilienter wird.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Durchführung eines Hybrid-Events?
Für hybride Events müssen professionelle technische Rahmenbedingungen geschaffen werden. Für das Live-Streaming ist das vor allem ein gut ausgestattetes Studio. An vielen Veranstaltungsorten – hierzu zählen natürlich auch die eigenen Unternehmensräume – lassen sich problemlos auch leistungsfähige mobile oder temporäre Studios einrichten. Voraussetzung hierfür ist eine gute Infrastruktur und ein ausreichendes Datennetz (mind. 15 mbit/s). Ein weiterer Schlüssel liegt darin, ein hybrides Event als ein Event für ein Publikum zu gestalten. Hier spielen vor allem die Inszenierung und Dramaturgie des Events eine entscheidende Rolle. Es gibt Elemente wie z. B. Live-Performances, die sich nicht eins zu eins in den digitalen Raum transformieren lassen. Hier braucht es viel Erfahrung und eine spezifische Inszenierungsweise, die auf die Besonderheiten proaktiv eingeht: z. B. das Spiel mit Kameraperspektiven und Nahaufnahmen oder den Einbau von Überraschungsmomenten und coolen medialen Einspielern.
Da sich die Stimmung vor Ort nicht eins zu eins auf das Publikum zu Hause oder im Büro übertragen lässt, bedarf das Publikum an den Bildschirmen von PC, Laptop und Tablet besonderer Aufmerksamkeit. Eine erfahrene Moderation und regelmäßige Interaktionen z. B. in Form von Chats, Panel-Abfragen und Einschätzungen oder auch künstlerische Highlights sind hier besonders wichtig und wertvoll.
Sind Hybrid-Events preisgünstiger als herkömmliche Events?
Diese Frage lässt sich pauschal schwer beantworten. Ein weniger umfangreiches Live-Publikum verursacht zwar einen geringeren Kostenaufwand vor Ort (Saalmiete, Catering etc.). Die Gesamtkosten sind jedoch abhängig von der Inszenierung und der eingesetzten Technik. Grundsätzlich sollte nicht allein eine Kostenersparnis die Motivation für ein Hybrid-Event sein.
Sind Hybrid-Events die Zukunft der Erlebniskommunikation?
Das reale, physische Aufeinandertreffen wird niemals seine Bedeutung verlieren. Wenn wir es aber verstehen, den digitalen Raum professionell als wert- und sinnvollen Erlebnisraum für Marken- und Unternehmensbotschaften zu inszenieren und somit Hybrid-Events in die Unternehmenskommunikation zu integrieren, werden sie zu einem sehr starken, mehrwertgenerierenden und zukunftsfähigen Kommunikationstool, das die strategischen Unternehmensziele erreicht und sogar übertreffen kann!
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